aneb jak si ve svém kraji vytvořit udržitelný komunikační kanál

Ahoy bratře či sestro. Do rukou se ti dostává manuál k vytvoření tvé vlastní Roverské Sítě. Krok po kroku ti dám návod k tomu, aby i v tvém kraji fungovala stabilní platforma na přenos informací mezi všemi rovery a rangers. Síť je koncipována pro okresní a krajské Roverské zpravodaje. Tučně budou zvýrazněny rizika či potíže, které by tě mohli potkat – věnuj jim extra pozornost a vyhni se tomu, na čem jsem si já téměř zlámal zuby. Jinak hodně štěstí a přeji pěkné počtení. Se stiskem levice, Vlče, svého času zpravodaj pro R+R ve Zlínském kraji.

Nic speciálního. Opravdu, když odebereš vše kolem, zbyde ti jen mailová komunikace mezi tebou (zpravodajem) a vedoucími roverských kmenů a oddílů. Avšak to kolem – její forma, obsah a způsob komunikace – z ní dělají praktický nástroj na komunikace s tvým roverstvem. Každé dva týdny odešleš zprávu, obsahující úvod a 4-6 krátkých informací ze světa roveringu, skautingu, krajských akcí, vzdělávaček pro rovery, zajímavých výzev, věcí k zamyšlení, apod. Od lidí, kterým napíšeš, nečekáš reakci, vlastně by ti měli za celý rok napsat jen jednou (a to potvrzení, že se chtějí k Síti přidat). Tato nenáročnost pro koncového uživatele dělá ze Sítě (dle zpětné vazby) oblíbený zdroj informací. Zároveň také můžeš direktně přeposílat informace z tvojí KRJ přímo mezi vedoucí roverských kmenů – a také naopak, roverští vedoucí mají v paměti mail, na který mohou napsat, když potřebují s něčím pomoci. Pokud tě předcházející odstavce neodradili, pojďme k prvnímu kroku – skautISu. Před zahájením Sítě měj na paměti – aby opravdu fungovala a splnila svůj účel, musí fungovat pravidelně, bez výjimek a hlavně bez tvé lenosti. Je to závazek a to minimálně celoroční.

Jak řekl můj známý (též zpravodaj), skautIS je zlý sluha, ale zlý pán. Avšak je jen tak zlý, jak ho udělali ti, kdo do něj dávají nepřesně informace o svých oddílech. Prvním krokem je totiž mapování. Je třeba projít všechna střediska ve tvém kraji a podívat se na jednotlivé oddíly, najít Roverské kmeny a u každého si zapsat počet R+R v kmeni a kontakt na jeho vedoucího. Zde přichází kámen úrazu – maily u oddílů v záložce Kontakty nejsou vždy platné – je proto vždy lepší brát mail přímo od vedoucího oddílu. Malou nápovědou o správnosti je název mailu (pokud se vedoucí jmenuje Karel Novotný a kontaktní mail na oddíl je petra.zubata@centrum.cz, tak je asi někde chyba). Jakmile máš všechny kontakty sepsané, doporučuji vytvořit přehlednou tabulku (třebas po okresech), viz obrázek níže.

Obr. 1 Seznam kmenů a oddílů v jednom okrese. Poznámka RK značí, že se jedná čistě o Roverský kmen.

Pro první rok doporučuji nabírat pouze Roverské kmeny a oddíly, u nichž je dle skautISu alespoň 5 roverů nebo rangers. Vytvoří to komornější atmosféru a pokryje to největší množství R+R v tvém kraji. Zároveň vybírej vždy jen jeden oddíl/kmen ve středisku a popros je, aby zprávy případně přeposílali. vyhneš se zahlcení. Doporučuji začít v době nejaktuálnějších dat, tedy krátce po zapsání registrace do skautISu (únor). Pokud je vše sepsané, je čas na zvací mail. Osvědčilo se dvojité připomenutí – v prvním mailu nabídneš členství k Síti s tím, že pokud se do 14 dnů neozvou zpátky, tak je celý rok nebudeš otravovat. Po 7 dnech pak těm, co se neozvali, napíšeš připomínkový mail. Nakonec, v den D ze svého seznamu smažeš všechny kmeny a oddíly, které se ti neozvaly. U mě to bylo 8 oslovených oddílů z 26. Nenech se odradit tím, že se ti klidně i velká část kmenů neozve zpět. Pracuj pro ten zbytek a uvidíš, že pokud se tvá práce bude líbit, ostatní si k tobě cestu najdou. Během roku se mi ozvaly některé kmeny a oddíly s touhou připojit se, protože se slovo o Síti rozkřiklo. Neboj se o Síti zmínit i na krajské radě a před zástupci okresů.

Ahoy vedoucí! Pakliže ti došel tento mail, jsi ve skauISu zapsán/a jako vedoucí roverského kmene, nebo máš ve svém oddíle nahlášeno tolik roverů nebo rangers, že jsem tě zkrátka nemohl přehlédnout. Abych nezapomenul, říkají mi Vlče a jsem krajským zpravodajem pro rovering - a proč ti píši? Jakmile se uzavřela registrace a jakmile snad všichni zadali aktuální hodnoty do skautISu, prošel jsem si celý kraj, středisko od střediska, oddíl po oddílu a vyhledal jsem veškerá „centra“ roveringu. Tvůj oddíl/kmen mezi ně patřil. Tímto mailem bych tě rád přizval do něčeho, čemu pracovně říkám Roverská síť Zlínského kraje - ano, máme Rovernet, Křižovatku, skautIS, časopisy a kdovíco ještě - ale ruku na srdce, jsi pravidelně na všech těchto zdrojích a pravidelně si sepisuješ, co zajímavého a nového je pro rovery a rangers k dispozici? Pokud je odpovědí ne, pak se mi ozvi - stačí jen napsat, že máš zájem se k Roverské síti přidat - já totiž na všechny tyto zdroje budu chodit, budu sbírat informace a jednou za 14 dní (pokud nepřijde něco výjimečného a časově omezeného) ti obratem pošlu mail s výběrem toho zajímavého (na který mi již nemusíš odpovídat ani reagovat). Ať už se bude jednat o akce na kraji, roverské vzdělávání, závody, akce republikového rozsahu, kurzy či jen novinky týkající se roveringu, dostaneš je pěkně zčerstva. Nechci však cpát informace někomu, kdo o ně nemá zájem - proto pošlu hromadně tento mail a za týden připomínající (každému občas něco zapadne v přívalu zpráv). Pokud ani na jeden neodpovíš do 2. 3. 2015, smažu tvůj kontakt velkou, tlustou, černou fixou a nebudu tě na celý rok otravovat a nic ti posílat. Je to jen na tobě :). Se stiskem levice, Vlče P.S.: Pokud středisko nemá vlastní roverský kmen, vybral jsem oddíl s největším počtem zapsaných roverů - v jiných oddílech se objevovali roveři též, ale to by těch adres bylo mnoho. Rozhlédni se, proto prosím ve svém středisku a případně přeposílej (pokud bude zájem) mé zprávy dále.

Teď nastává ta nejnáročnější část – s vědomím, že už ti pak nikdo nebude aktivně odpovídat (pokud se tedy zrovna na něco nebudeš ptát) – pravidelně sbírat novinky a co 14 dnů odeslat novou zprávu. Je vhodně zachovat stejný formát pro všechny zprávy, od velikosti a typu písma, až po styl jednotlivých zpráv. Já jsem se celý rok držel a aktivní odezvu jsem po členech Sítě chtěl 4krát (po čtvrt a půl roce zpětnou vazbu na Síť a pozvánka + připomenutí přihlášení na setkání členů Sítě). Jinak jsem psal do ticha, jednu zprávu za druhou a nevěděl jsem, jestli je opravdu někdo čte, nebo jestli se někomu jen hromadí ve spamu. Lidé mají rádi jistoty – pokud řekneš, že budeš posílat nové zprávy jednou za 14 dní v úterý večer, dodrž to a posílej je vždy v tento den a čas. Příjemci zpráv si z toho ideálně udělají něco jako „rituál“ a vyhraní si pro Síť čas. Pokud však onemocníte/nejde to poslat včas, napište jim to (že zprávu pošlete o den později). Doporučená pauza pro Síť jsou letní prázdniny (všichni jsou na táborech, včetně tebe) a oblast Vánoce-Silvestr (dej klid všem, včetně sebe). Pokud tvá Síť zaujme a během roku by se k tobě chtěl někdo přidat, neváhej a přijmi ho – pošli mu zároveň poslední dvě zprávy, aby se dostal do obrazu (navíc tam určitě bude pořád něco aktuálního). Pozor – pokud budeš po členech Sítě něco chtít (například jejich názor na nějakou aktualitu/akci), očekávej až tolik odpovědí, kolik máš členů v Síti. Poprvé jsem si to neuvědomil a mail se mi zahltil takřka 20 zprávami. Vhodné je použít Google dotazník, který umožňuje přehledně zpracovávat odpovědi.

Poklidně jsi prožil svůj první rok v roli správce Sítě. Ideálně jsi nemusel její fungování přerušit, dostalo se ti zpětné vazby a třeba jsi podnikl jedno nebo více setkání členů Sítě (které mohlo v případě velkého pokrytí kraje zároveň být i setkáním vedoucích R+R ve tvém kraji). Před tebou teď leží dva důležité úkoly. Zaprvé, zjistit, zdali lidé v tvé Síti stále žijí – proto jim všem dej dva týdny na to, aby ti napsali jednoduchý mail: Mám zájem pokračovat! V půlce tohoto času jim to připomeň. Pokud by se ti někdo neozýval, nelámej nad ním hned koleno. Není jisté, že ho Síť přestala zajímat – je možné, že si změnil mail/přestal fungovat. Napiš vedoucímu střediska a ujisti se, že je tvůj kontakt stále aktivní. Až poté ho případně ze seznamu odstraň. Zadruhé, rozšiř řady. Tentokrát se již nedrž zpátky a napiš všem vedoucím oddílů, kde je alespoň nějaký ten R+R (což jsou téměř všichni). Vyber však z každého střediska (kde ještě někoho ze Sítě nemáš) jen jeden kontakt a ten pověř, rozesílám informace po středisku. Pár středisek ti přibude, „věhlas“ Sítě se rozšíří a další rok můžeš spokojeně psát. V ideálním případě se v jednom z těchto rozšíření dočkáš zlatého stavu – každé středisko ve tvém kraji bude mít jednoho zástupce v Síti, který bude přeposílat informace dál.

Vyčerpávající popis, že? Přesto je to v realitě mnohem jednodušší. Taky nutno podotknout, že tvar Sítě, který ti tady představuji, není nutně ten nejlepší anebo pro tebe nejvýhodnější. Přežil však již celý rok a lidé chtějí dostávat zprávy dále. Pokud se do Sítě opravdu pustíš a zjistíš, že jde něco lépe, budeš s něčím potřebovat pomoci, nebo mi jen říct, že to funguje i jinde – napiš mi. vlce.skaut@centrum.cz Budu velmi rád za jakoukoliv zpětnou vazbu, připomínky a komentáře :). Se stiskem levice, Vlče.

(kdo by chtěl více, ať si mi napíše)

Ahoy všem! Dva týdny utekly jako voda a je mi milou povinností vám předat další blok informací a zajímavostí ze světa roveringu a skautingu. Oslavy 100 let skautingu na Moravě máme za sebou, Ivančenu jakbysmet, na sv. Jiří jsme snad všichni krojovali (nebo alespoň šátkovali) a Svojsíkovy závody nás mohly a nemusely minout. Co nás čeká dál a co je nového? Jen směle čtěte :) A užívejte jara! Se stiskem levice, Vlče. P.S.: Pokud byste mi chtěli poskytnout nějaký feedback (neboli zpětnou vazbu) budu jen rád, za kárání i pochvaly :)

LURPS Akčních bojovek není nikdy dost. Zvláště těch, které jsou takřka za humny (Chřiby na Kyjovsku). Vypadá to na dobrou týmovou zábavku, případně lze jet i samostatně a zkusit štěstí v náhodném týmu - doporučuji však sebrat kmen a dojít si pro vítězství! :) A nebojte, žádný airsoft, jen práce s čísly! :) http://lurps.skauting.cz/aktuality/

Roverský kruh lesní moudrosti Od pořadatelů roverského tábora NAŠROT je tu další akce (již 4. ročník!), opět za humny v Brně - pro změnu žádná bojovka v lese, nýbrž víkend nabitý informacemi, Laser game a… no nebudu vše prozrazovat, koukněte na stránky a na přihlášku a případně se přihlaste. http://rklm.skautkyjov.cz/ a samotná pozvánka: http://rklm.skautkyjov.cz/doc/2015/rklm_valka_2015.pdf

Roveriáda 2015 Již několikátý ročník roverského tábora je tady! Neváhejte a využijte volné chvíle v létě (pokud vám nějaké zbývají) a zajeďte si na týden na Zubrštejn. Cena rozumná a program jistě záživný. Ideální pro kmeny bez vlastního tábora, nebo pro lidi, co zkrátka rádi vyplní celé léto http://roveriada.cz/

Přijede k nám náčelní! Aktuálnosti nabývá příjezd sestry náčelní Evičky k nám do Zlínského kraje - sice v úterý večer, ale určitě to stojí za setkání, diskuze bude určitě bohatá a navíc, možnost popovídat si s jednou z nejvýznamnějších členek ústředí není každý týden. Setkání proběhne 12. 5. 2015 v klubovně krajské rady (Divadelní 1333, Zlín) - pokud byste chtěli dorazit, napište dopředu Drápovi (předseda kraje), aby měl přehled o počtu účastníků + rovnou můžete navrhnout otázky/témata, aby se Evička mohla náležitě připravit. Mail na Drápa - dusan.tichy@skaut.cz

To je vše. 12. května nanačtenou, Vlče.